Emails - utilisation du Webmail

Fonctionnement de l’agenda

Lecture 4 mn
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Publié le 27 septembre 2023

SOMMAIRE

1. Présentation de l’agenda

Dans l’agenda, il est possible de créer ses propres dates d’évènement. Il est possible de leur attribuer une catégorie, de gérer des rappels, de partager des agendas entre différentes boites ou encore de voir les disponibilité pour caler une date... Les usages sont nombreux.

Pour y accéder, il faut cliquer sur l’icône en haut à droite, près de l’icône de déconnexion. IMAGE 1

2. Créer un nouvel événement

Pour créer un nouvel événement, il faut utiliser le bouton + en bas de la colonne centrale puis cliquer sur l’icône "Créer un nouvel événement". De nombreux champs peuvent être compléter dans la nouvelle fenêtre. IMAGE 2

Titre (obligatoire)
Lieu (facultatif)
Agenda (dans le cas où l’on dispose de plusieurs agenda, ou des agendas partagés, il est possible de choisir dans lequel la réunion doit être inscrite)
Catégorie (il est possible de définir des catégories qui permettent ensuite de visualiser ses réunions avec un code couleur. Les catégories peuvent être modifiées dans le paramétrage)
"Envoyer les notifications des évènements" permet d’envoyer des mails quand la liste des participants est définie plus bas
Dates et heures de début et de fin de la réunion (un événement sur la journée viendra s’inscrire en haut de colonne de la journée en question. La case affiché comme disponible permet de préciser sa disponibilité pour d’autres réunions dans le cas où on utiliser le champ "participants"
Répétition (permet de créer un évènement récurrent, tous les jours, toutes les semaines...)
Participants permet de rajouter des participants et voir les disponibilités dans le cas ou les participants sont présents dans la plateforme. Sinon, il faut saisir l’adresse mail. Dans le cadre d’un usage collectif cet option permet de trouver des dates libres si tous les agendas sont correctement remplis.
Rappel permet d’ajouter un rappel qui s’affichera dans la fenêtre du webmail xx minutes ou heures avant l’évènement.

3. Consulter le détail d’une réunion

Pour consulter le détail d’un évènement, il faut simplement cliquer sur le bloc de la réunion. Une nouvelle fenêtre s’affiche avec le détail. IMAGE 3

4. Modifier un évènement existant

Pour modifier un évènement existant, il faut cliquer sur son bloc (voir point précédent) et ensuite cliquer sur le bouton "Editer". La fenêtre de modification s’ouvre identique à "Créer un nouvel évènement" (voir plus haut).

5. Changer de vue à l’agenda

Il est possible d’afficher l’agenda de diverses manières et de naviguer dans les dates. Pour cela, il faut utiliser la barre au-dessus de l’agenda. IMAGE 4

les premiers boutons (gauche et droite) permettent de naviguer dans l’agenda (jour, semaine ou mois suivant et précédent selon la vue choisie)
l’icône d’agenda permet de choisir la date que l’on souhaite afficher
Aujourd’hui permet de revenir à la date du jour après avoir naviguer dans l’agenda
les 4 boutons suivants permettent de changer la vue affichée
- une journée
- une semaine
- un mois
- plusieurs agenda (lorsque l’on en a plusieurs) côte à côte

6. Créer un nouvel agenda

Créer un nouvel agenda peut être utile pour séparer certains types d’évènements (réunion internes, réunions avec l’administration...). Pour cela, il faut cliquer sur l’icône + à droite de "Agendas" dans la colonne de gauche. IMAGE 5

Ensuite, dans la nouvelle fenêtre, il faut indiquer le nom souhaité pour le calendrier et valider en cliquant sur "OK". IMAGE 6

7. Ajout d’un calendrier externe

Il est possible de rajouter un calendrier externe à son agenda. Par exemple, celui des vacances scolaires mais cela peut se faire avec n’importe quel calendrier au format .ics. Nous allons trouver le calendrier des vacances scolaires sur data.gouv.fr (https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/le-calendrier-scolaire/). Il faut copier le lien du calendrier (Zone A, B, C ou toutes les zones).

Ensuite dans la partie gauche, il faut cliquer sur le + à droite de "Calendriers web".IMAGE 7

Dans la nouvelle fenêtre, coller l’adresse de calendrier copiée puis cliquer sur "OK". Toutes les informations contenues dans le calendrier sont intégrées à son agenda.
IMAGE 8

8. Afficher / masquer un agenda

Lorsque l’on dispose de plusieurs agenda, il est possible de les afficher ou les masquer en cliquant sur le bouton à bascule à gauche du nom de l’agenda.IMAGE 9

9. Gestion des catégories

Il est possible de marquer les évènements dans l’agenda en leur affectant une catégorie. Pour modifier les catégories existantes et définir les siennes, il faut se rendre dans la partie "Configuration" en passant par la roue crantée en haut à gauche.

Dans la colonne de gauche, il faut cliquer sur "Agenda". Ensuite dans la colonne de droite, il faut cliquer sur l’onglet "Catégories". IMAGE 10

Pour supprimer une catégorie, cliquer sur l’icône (-) sur la droite du nom de la catégorie. C’est notamment utile pour supprimer les catégories par défaut.

Pour ajouter une catégorie, cliquer sur la bouton "Ajouter une catégorie" en bas à droite sous la liste de catégories. Il faut remplir le nom de la catégorie. Il est possible de lui attribuer une couleur en cliquant sur le "pot de peinture" à gauche de son nom. IMAGE 11

Ne pas oublier d’enregistrer les modifications en cliquant sur la disquette verte en haut à droite pour qu’elles soient prises en compte.