Fonctionnement du carnet d’adresses

SOMMAIRE

1. Accéder au carnet d’adresses
2. Ajout d’un contact
3. Création d’un groupe
4. Créer plusieurs carnets d’adresses

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1. Accéder au carnet d’adresses

Le carnet d’adresse est accessible par l’icône dans le menu en haut à droite à côté de l’icône de déconnexion. IMAGE 1

2. Ajout d’un contact

Pour ajouter un contact, il faut choisir le carnet d’adresses s’il y en a plusieurs. Ensuite, il faut cliquer sur l’icône (+) verte en bas de la colonne centrale. IMAGE 2

Une nouvelle fenêtre apparaît sur la partie droite avec le détail de la fiche de contact à compléter. De multiples champs sont possible. Il faut noter que l’ensemble des champs est disponible pour la recherche de contact. Il peut donc être utile de les renseigner, notamment pour les carnets d’adresses bien remplis. IMAGE 3

Dans le détail, sur l’image, voici les champs principaux :

• Prénom (1) et Nom (2) servent à l’affichage dans la liste des adresses sauf si le champ "Nom à afficher" est rempli. Ce qui n’est pas utile sauf si l’on souhaite afficher autre chose que Prenom NOM.
• Société (3) peut être utile pour différencier les adresses internes au syndicat de celles de la direction ou autre. Il est également possible de scinder ces adresses entre plusieurs carnets d’adresses (voir plus bas)
• Ajouter une adresse courriel (5). Un type d’adresse peut être renseigné (Travail, personnel ou favori). Il est possible d’en ajouter autant que souhaité.
• Ajouter un numéro de téléphone (6). Un type de numéro peut être renseigné (Travail, personnel, cellulaire, fax...). Il est possible d’en ajouter autant que souhaité.
• Ajouter une adresse (7). Une ou plusieurs adresses postales peuvent être ajoutées.

Il faut garder en tête en complétant un carnet d’adresses qu’il peut être partagé avec d’autres membres ayant un compte sur la plateforme.

3. Création d’un groupe

Pour créer un groupe ou liste de diffusion, le plus simple est de commencer par sélectionner des contacts en cliquant sur l’icône de personnage grise à gauche du nom du contact. IMAGE 4

Une fois sélectionnés les différents contacts de la liste, il faut cliquer dans le menu des 3 points verticaux en haut à droite de la colonne. Un menu apparait dans lequel il faut sélectionner "Créer une nouvelle liste de diffusion". IMAGE 5

Dans la nouvelle fenêtre, colonne de droite, il suffit juste de donner un nom à la liste et de cliquer sur l’icône de disquette en faut à droite pour enregistrer. Conseil, il est préférable de débuter le nom des listes par "liste" ou "groupe". Ensuite, lorsque l’on recherche une liste, il suffit de commencer à taper "liste" pour qu’elles apparaissent toutes. IMAGE 6

Pour sortir de la sélection active, il faut cliquer sur l’icône de flèche gauche dans le haut de la colonne centrale. IMAGE 7

4. Créer plusieurs carnets d’adresses

Il peut être intéressant de créer plusieurs carnets d’adresses par exemple lorsque l’on dispose de beaucoup d’adresses et que l’on veut séparer les adresses de l’organisation de celles de l’administration ou autre. Cela peut également être utile lorsque l’on souhaite partager une partie de ses contacts mais pas l’intégralité.

Pour cela, dans la colonne de gauche, il faut cliquer sur l’icône "+" à droite de "Carnet d’adresses". IMAGE 8

Il suffit ensuite de donner un nom à son carnet et cliquer sur "OK". IMAGE 9

Le nouveau carnet d’adresses apparaît ensuite dans la liste sur la colonne de gauche. IMAGE 10