Partage d’un carnet d’adresses

SOMMAIRE

1. Partage du carnet d’adresses
2. Consulter le carnet d’adresses partagé
3. Utilisation des informations lors de l’envoi d’un message

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Dans le webmail, il est possible de partager un carnet d’adresses avec d’autres utilisateurs de la plateforme. Cela peut être utile, par exemple, quand une boite générique de structure est utilisée. Elle peut ainsi contenir un ou plusieurs carnets d’adresses qui seront partagés, ou non, avec les membres de la structure. Cela permet d’avoir un seul point de mise à jour, rendu disponible au collectif.

Avant de suivre les informations suivantes, il est utile de savoir créer un carnet d’adresses.

1. Partage du carnet d’adresses

Il faut se rendre dans le carnet d’adresses. Dans la colonne de gauche, cliquer sur le carnet d’adresses que l’on souhaite partager afin de faire apparaître à gauche de son nom le sous-menu avec 3 points verticaux. IMAGE 1

Cliquer sur les 3 points pour faire apparaître le menu, descendre dans la liste et cliquer sur "Partage". IMAGE 2

Dans la nouvelle fenêtre, il faut saisir les premières lettre de celui à qui sera partagé le carnet d’adresses dans "Ajouter un utilisateur". Sélectionner l’utilisateur en cliquant dessus. IMAGE 3

Les options de partage apparaissent et permet de définir précisément les droits accordés à l’utilisateur. IMAGE 4

• Abonne l’utilisateur : permet de rendre le carnet disponible au destinataire du partage sans autre action de sa part
• Cette personne peut visionner les fiches... : autorise l’accès aux contacts sans possibilité de les modifier
• Cette personne peut ajouter des fiches... : autorise l’ajout dans le carnet d’adresses partagé
• Cette personne peut éditer des fiches... : autorise les modifications sur les contacts existants
• Cette personne peut effacer des fiches... : autorise la suppression de contacts

Il faut noter que les partages doivent se faire utilisateur par utilisateur. Il est possible de les enchainer. Une fois les réglages effectués, il faut cliquer sur "Enregistrer" pour que tout soit bien pris en compte.

Pour supprimer un partage, il faut revenir dans cette même fenêtre, déplier le nom de chaque destinataire du partage et cliquer sur l’icône de poubelle en haut à droite.

2. Consulter le carnet d’adresses partagé

L’utilisateur qui dispose d’un accès au carnet d’adresses partagé peut y accéder en allant en cliquant sur son nom dans le menu de gauche listant les carnets. Suivant les droits qui lui ont été confiés (voir ci-dessus), il peut alors visualiser le détail de la fiche, la modifier, la supprimer ou créer de nouvelles fiches de contact avec l’icône ronde verte +.

Pour plus d’informations, consulter l’article sur la gestion d’un carnet d’adresses.

3. Utilisation des informations lors de l’envoi d’un message

Un utilisateur qui dispose d’un accès au carnet d’adresses peut évidemment en bénéficier lors de l’envoi de messages. Lors de la rédaction d’un message, il suffit de saisir les premières lettre du prénom, les contacts des carnets d’adresses partagés apparaissent alors dans la liste proposée avec en-dessous le nom du carnet d’adresses. IMAGE 5