Visioconférence

Durant la visioconférence

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Publié le 20 juin 2024

SOMMAIRE

1. Accueil du salon

Avant de rejoindre le salon une fenêtre propose à l’utilisateur d’entrer avec la possibilité de parler ou simplement en écoute. Image 1 L’accueil dans le salon se fait avec l’affichage d’une notice précisant les principales fonctionnalités de l’outil. Image 2

2. Gestion des participants

Le ou les modérateurs du salon peuvent accéder à des fonctionnalités permettant de gérer les utilisateurs. La liste des utilisateurs s’affiche dans la colonne de gauche de la fenêtre. Si ce n’est pas le cas, il est possible de l’afficher (ou la masquer) avec le bouton en haut à gauche de la fenêtre principale. Image 3

Un modérateur peut, en cliquant sur le nom d’un participant : Image 4

lui donner accès au tableau blanc (voir plus bas)
le définir comme présentateur afin qu’il puisse présenter des documents PDF par exemple
le promouvoir modérateur
l’exclure de la visioconférence ("Retirer l’utilisateur")

3. Discussion par messages

Le salon de visioconférence permet l’échange par message entre les utilisateurs. Cette colonne apparaît entre celle des utilisateurs et la fenêtre principale. Son fonctionnement est relativement classique. Image 5

4. Notes partagées

L’outil propose un système de notes partagées qui permet aux utilisateurs de rédiger du texte dans un outil commun. Il peut par exemple servir à travailler le relevé de décision ou le compte-rendu directement pendant la réunion. La dernière icône de l’outil offre la possibilité de télécharger le document dans divers formats. Image 6

Pour afficher l’outil, il faut cliquer sur le bouton "Notes partagées" dans la colonne de gauche de gestion des utilisateurs (voir plus haut).

5. Son / Vidéo / Partage d’écran

Dans la fenêtre principale, en bas au milieu, 3 icônes permettent respectivement d’ouvrir/fermer son micro, d’allumer/éteindre sa caméra et de partager son écran. Cette dernière n’est affichée que si l’utilisateur a reçu les droits pour cela ou s’il est modérateur. Image 7

6. Afficher ou masquer les informations de présentation

L’icône de tableau sur la droite Image8 permet d’affiche ou de masquer le document de présentation d’entrée dans la visio ou les documents qui peuvent être présentés par d’autres utilisateur.

7. Réagir

Il est possible d’utiliser l’icône en bas à droite de la fenêtre principal de l’écran pour réagir. En cliquant simplement dessus le participant peut "Lever la main". En cliquant sur la petite flèche en bas de l’icône, un menu permet alors d’utiliser différentes réactions qui seront visibles par les autres utilisateurs. Image 9 Image 10

8. Lancer un sondage

Un modérateur peut lancer un sondage. Pour cela, il doit utiliser l’icône "+" en bas à gauche de la fenêtre principale. Image 11 Un menu s’ouvre avec plusieurs options. En cliquant sur "Démarrer un sondage" une nouvelle fenêtre apparaît dans la colonne centrale permettant de définir les conditions du sondage. Image 12

Plusieurs types de questions sont possibles :

Vrai / Faux
Choix multiple les choix seront saisis ensuite (A / B / C /D)
Oui / Non / Abstention
Réponse saisie (les participants devront écrire leur réponse)

Pour le lancer, il faut cliquer sur "Débuter un sondage". Les participants peuvent alors donner leur avis. Image 13

Les modérateurs ont alors accès aux résultats dans la colonne centrale. Image 14 Si elle n’est pas affichée, un menu "Sondage" dans la colonne de gauche permet d’y remédier.

9. Charger des documents PDF pour présentation

Il est possible pour les modérateurs de charger des documents (de préférence PDF) qui pourront être présentés à l’ensemble des participants. Pour cela, il faut utiliser l’icône "+" en bas à gauche de la fenêtre principale. Image 15 Les documents affichables sont listés en haut du menu. Image 16 Cliquer sur le document souhaité pour l’afficher.

Il est possible d’ajouter des documents dans la liste. Il faut alors cliquer sur "Charger/gérer les documents de présentation et venir déposer dans la nouvelle fenêtre le document à partir de son ordinateur. Image 16 L’import des documents nécessite un traitement. Il faut donc patienter 10 à 20 secondes suivant la taille du document pour qu’il soit disponible.

Afin que l’ensemble des participants voient la même chose sur leur écran, le modérateur peut utiliser l’icône "+" Image 17 et cliquer sur "Fenêtre de paramétrage de la mise en page". Image 18 Dans la nouvelle fenêtre, Image 19 il pourra imposer une organisation de l’affichage à tous (par exemple avec "Centrer sur la présentation") en basculant le bouton "Appliquer la mise en page à tous" puis en cliquant sur "Confirmer".

10. Partager une vidéo externe

Les modérateurs peuvent partager des vidéos externe à partir d’un lien en cliquant sur l’icône "+" Image 20 puis en sélectionnant "Partager une vidéo externe". Image 21

Dans la nouvelle fenêtre, Image 22 il faut coller l’adresse de la page contenant la vidéo. Les sites pris en charge sont :

YouTube
Vimeo
Twitch
DailyMotion
L’adresse directe vers une vidéo au format .mp4

11. Tableau blanc

L’outil de visioconférence permet l’utilisation d’un tableau blanc. A partir de l’écran d’accueil, il est possible de naviguer vers la 2e diapositive. Image 23 Celle-ci permet aux modérateurs de disposer d’une page blanche avec des outils de dessin et d’écriture directement sur la page. Image 24 Image 25 Ils sont situés sur la droite de la fenêtre. Tous les utilisateurs voient alors les opérations effectuées en temps réel. Le modérateur peut imposer l’affichage du tableau blanc à tous. Voir point 8.

12. Mise en page de la fenêtre

Chaque participant peut définir la mise en page qu’il souhaite pour son écran. Pour cela, il peut utiliser l’icône "+" Image 26 et cliquer sur "Fenêtre de paramétrage de la mise en page". Image 27

Cette option peut être forcée par un administrateur qui dispose en plus d’un bouton "Appliquer la mise en page à tous".

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13. Tableau de bord d’activité des participants

Les modérateurs de la visioconférence disposent d’outils leurs permettant d’accéder à des éléments statistiques concernant la réunion.

Pour cela, dans la colonne de gauche, il faut cliquer sur la roue crantée à droite de "Utilisateurs". Dans le menu, il faut cliquer sur le dernier item "Tableau de bord d’activité des participants". Image 27

Une nouvelle page s’ouvre avec diverses informations statistiques sur la réunion et ses participants : Image 28

Temps en ligne
Temps de conversation
Temps de partage de caméra
Nombre de messages
Emojis utilisés
Mains levées
...

14. Mettre fin à la réunion

Pour mettre fin à la réunion, il faut cliquer sur l’icône avec 3 points verticaux en haut à droite de la fenêtre principale. Dans le menu, Image 29 il est possible de simplement "Quitter la réunion" ou pour les modérateurs de "Mettre fin à la réunion".